Gestión administrativa: documento, acto administrativo, registro y archivo

1.1 Concepto

Documento es toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte que permita su conservación y su transmisión. Tres elementos:

1. Soporte: el material o el medio (papel, fichero electrónico).
2. Información o contenido: el mensaje.
3. Contexto: quién lo produce, cuándo, en el ejercicio de qué función. Es lo que le da valor de prueba y lo que lo integra en una serie documental.

Documento administrativo es el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración, con efectos frente a terceros o en la propia organización. Según el artículo 26 de la Ley 39/2015, son documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas, que se emitirán por escrito, a través de medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra forma.

Requisitos del documento administrativo electrónico (art. 26.2):

• Contener información de cualquier naturaleza archivada en soporte electrónico, en un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
• Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización.
• Incorporar una referencia temporal del momento de su emisión.
• Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
• Incorporar las firmas electrónicas que correspondan.

1.2 Clases de documentos administrativos

Clase	Función	Ejemplos
De decisión	Contienen una declaración de voluntad del órgano	Acuerdo y resolución
De transmisión	Comunican la existencia de hechos o actos	Notificación, publicación, oficio, nota interior
De constancia	Acreditan hechos o actos con efectos en el procedimiento	Acta, certificado, diligencia
De juicio	Valoran para fundamentar una decisión	Informes (preceptivos o facultativos, vinculantes o no)
De los ciudadanos	Se dirigen a la Administración	Solicitud, denuncia, alegaciones, recursos

1.3 El expediente administrativo

El artículo 70 de la Ley 39/2015 lo define como el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.

• Tiene formato electrónico y se forma mediante la agregación ordenada de documentos y de todo lo que deba integrarse, con un índice numerado de todos ellos.
• No forman parte del expediente: la información de carácter auxiliar o de apoyo, como notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos entre órganos, y los juicios de valor emitidos por las Administraciones, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución que ponga fin al procedimiento (art. 70.4). ⚠ Fíjate en el literal: la salvedad no se limita a los preceptivos. Es un matiz clásico de distractor: el informe facultativo también entra si se pidió antes de resolver.

Otros conceptos del mismo bloque: copias auténticas (art. 27), y el derecho a no aportar documentos ya en poder de las Administraciones (art. 28). Ojo con cómo funciona: la Administración podrá consultar o recabar esos documentos salvo que el interesado se opusiera a ello. ⚠ No hace falta que el interesado dé su conformidad; lo que puede hacer es oponerse. La redacción cambió con el RDL 14/2019: antes se exigía consentimiento, ahora opera la oposición. Llevaba tres años vigente a la fecha del examen, así que entra.